Il percorso del dato alla base dell’Italian Sunshine Reporting
Table of content
- Fase 1: La transazione ha luogo
- Fase 2: I dati provengono da fonti diverse
- Fase 3: I dati vengono mappati in base ai requisiti di rendicontazione
- Fase 4: Gli errori vengono individuati e risolti
- Fase 5: I responsabili aziendali convalidano i dati
- Fase 6: I dati vengono esaminati prima della trasmissione
- Fase 7: I dati vengono convertiti in XML
Author
Sabrina Morgan è la Responsabile Globale della Compliance e del Customer Delivery presso Vector Health. Supervisiona la rendicontazione globale sulla trasparenza e i requisiti di disclosure internazionali, oltre a guidare la strategia per il Sunshine Act italiano. Dirige inoltre il team globale di client delivery, dedicato a garantire l’integrità dei dati, offrire soluzioni di conformità e assicurare l’allineamento normativo per le organizzazioni farmaceutiche e MedTech.
Vector Health Compliance
Il principale partner in Italia per la conformità al Sunshine Act
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Un trasferimento di valore non nasce come rendicontazione di trasparenza. Può avere origine da una spesa, una fattura, un accordo di consulenza, un pagamento relativo a un evento o un’altra transazione commerciale potenzialmente soggetta a obblighi di comunicazione, che coinvolga un professionista sanitario (HCP) o un’organizzazione sanitaria (HCO) in Italia. Prima che tale transazione venga inclusa in una comunicazione nell’ambito di Sanità Trasparente, può attraversare diversi sistemi, team e fasi di convalida.
Comprendere questo percorso è fondamentale, poiché la qualità della comunicazione finale dipende dalla qualità di tutte le attività che precedono la creazione del file XML.
Fase 1: La transazione ha luogo
Il processo di rendicontazione inizia con un’attività aziendale sottostante.
Un HCP può prestare servizi di consulenza. Un HCO può ricevere un pagamento relativo a una collaborazione. Un dipendente può sostenere spese di viaggio o alloggio connesse a un’interazione con un HCP.
In questa fase, la transazione viene generalmente registrata per finalità operative e non specificamente ai fini della rendicontazione della trasparenza.
Questa distinzione è importante. Un sistema finanziario o di gestione delle spese può registrare correttamente l’importo e la data del pagamento, senza tuttavia acquisire altre informazioni necessarie per predisporre una comunicazione completa in materia di trasparenza.
Fase 2: I dati provengono da fonti diverse
La sfida successiva consiste nel reperire tutte le informazioni pertinenti.
I dati aziendali possono essere distribuiti tra sistemi ERP, piattaforme per la gestione delle note spese, applicazioni CRM, fatture, fogli di calcolo, sistemi di gestione contrattuale e altre applicazioni aziendali. Un processo di rendicontazione può essere strutturato in modo da acquisire informazioni provenienti da sistemi e formati diversi, prima di consolidarle in un ambiente sicuro dedicato alla rendicontazione.
Ciò significa che la preparazione della rendicontazione non consiste semplicemente nell’estrazione dei dati.
Si tratta di un processo di raccolta e consolidamento delle informazioni.
L’azienda deve individuare le fonti che contengono le transazioni rilevanti e assicurarsi che le informazioni provenienti da tali fonti possano essere aggregate in modo coerente.
Fase 3: I dati vengono mappati in base ai requisiti di rendicontazione
Una volta raccolti, i dati devono essere tradotti nella struttura richiesta ai fini della rendicontazione della trasparenza.
È in questa fase che la mappatura dei dati assume un ruolo fondamentale.
Le informazioni relative ai destinatari, i dettagli delle transazioni e gli altri attributi pertinenti devono essere associati ai campi di rendicontazione appropriati. Un flusso di lavoro strutturato prevede una fase di mappatura in cui i dati vengono allineati ai requisiti normativi prima di passare alla fase di gestione e risoluzione degli errori.
L’obiettivo non è semplicemente adattare i dati a un modello predefinito.
È garantire che la transazione commerciale sottostante sia rappresentata correttamente nella struttura di rendicontazione.
Fase 4: Gli errori vengono individuati e risolti
Anche dopo la mappatura, i dati possono presentare delle incongruenze.
Un record potrebbe contenere informazioni mancanti relative a un HCP, dettagli incompleti sulla transazione, un importo errato o un altro problema relativo alla qualità dei dati. Il flusso di lavoro descritto prevede una fase di risoluzione degli errori, durante la quale tali problemi vengono individuati e comunicati all’azienda affinché possano essere esaminati.
Questa fase è particolarmente importante perché, sebbene la convalida automatizzata possa individuare un problema, non sempre è in grado di determinarne la corretta soluzione dal punto di vista aziendale.
Ad esempio, un valore mancante potrebbe richiedere una conferma da parte del team che ha originariamente inserito la transazione o che ne è responsabile.
Fase 5: I responsabili aziendali convalidano i dati
La correzione dei dati non dovrebbe consistere nella modifica indiscriminata dei record al solo scopo di superare i controlli di convalida.
In un flusso di lavoro di rendicontazione controllato, le correzioni proposte possono essere sottoposte all’azienda, che mantiene la responsabilità di confermare la correttezza delle informazioni.
Ciò introduce un importante meccanismo di controllo:
La tecnologia può individuare e segnalare il problema; il responsabile aziendale competente ne convalida la soluzione.
Questa distinzione contribuisce a preservare la responsabilità dei soggetti coinvolti e a creare un processo di rendicontazione più solido e verificabile.
Fase 6: I dati vengono esaminati prima della trasmissione
Una volta corretti e convalidati, i dati possono essere esaminati anche a livello aggregato.
Le dashboard consentono agli utenti di analizzare visivamente i propri dati relativi alla trasparenza prima della generazione del file di rendicontazione.
Ciò offre l’opportunità di individuare andamenti insoliti, valori inattesi o altri problemi che potrebbero non emergere dall’esame delle singole transazioni.
La revisione finale non dovrebbe quindi essere considerata un semplice passaggio formale. Può rappresentare un ulteriore livello di controllo della qualità.
Fase 7: I dati vengono convertiti in XML
Solo dopo le fasi di raccolta, mappatura, risoluzione degli errori e revisione, i dati raggiungono la fase finale del processo di rendicontazione.
Per il processo italiano, le informazioni convalidate vengono convertite nel formato XML richiesto e trasmesse attraverso il canale appropriato. Il flusso di lavoro descritto nel documento di riferimento colloca la conversione in XML e la trasmissione alla fine del processo, anziché considerarle il punto di partenza.
Ed è proprio questo, forse, l’aspetto più importante.
L’XML è il risultato del processo di rendicontazione, non il processo stesso.
Il percorso dei dati è importante quanto il risultato finale
Quando le aziende si concentrano esclusivamente sul file finale di rendicontazione, è facile trascurare la sequenza di decisioni e trasformazioni dei dati che ne ha determinato la produzione.
Un processo affidabile di Sunshine Reporting dovrebbe consentire di ricostruire a ritroso il percorso di una transazione:
Record XML → dati di rendicontazione convalidati → transazione mappata → record nel sistema di origine → attività aziendale sottostante.
È questa tracciabilità che trasforma il processo di rendicontazione in qualcosa di più di una semplice attività di trasmissione di file.
Per le aziende che si preparano alla rendicontazione prevista dalla normativa italiana sul Sunshine Act, l’obiettivo dovrebbe quindi essere quello di costruire un percorso chiaro e controllato, dalla transazione al dato affidabile e, solo successivamente, dal dato affidabile al file XML.
Hai domande sulla preparazione della tua organizzazione al Sunshine Act italiano? Scopri qui le risposte dei nostri esperti e le risorse disponibili.
Rimani aggiornato sulle scadenze e sugli sviluppi relativi al Sunshine Act italiano, e scopri i nostri prossimi webinar ed eventi.
Table of content
- Fase 1: La transazione ha luogo
- Fase 2: I dati provengono da fonti diverse
- Fase 3: I dati vengono mappati in base ai requisiti di rendicontazione
- Fase 4: Gli errori vengono individuati e risolti
- Fase 5: I responsabili aziendali convalidano i dati
- Fase 6: I dati vengono esaminati prima della trasmissione
- Fase 7: I dati vengono convertiti in XML
Un trasferimento di valore non nasce come rendicontazione di trasparenza. Può avere origine da una spesa, una fattura, un accordo di consulenza, un pagamento relativo a un evento o un’altra transazione commerciale potenzialmente soggetta a obblighi di comunicazione, che coinvolga un professionista sanitario (HCP) o un’organizzazione sanitaria (HCO) in Italia. Prima che tale transazione venga inclusa in una comunicazione nell’ambito di Sanità Trasparente, può attraversare diversi sistemi, team e fasi di convalida.
Comprendere questo percorso è fondamentale, poiché la qualità della comunicazione finale dipende dalla qualità di tutte le attività che precedono la creazione del file XML.
Fase 1: La transazione ha luogo
Il processo di rendicontazione inizia con un’attività aziendale sottostante.
Un HCP può prestare servizi di consulenza. Un HCO può ricevere un pagamento relativo a una collaborazione. Un dipendente può sostenere spese di viaggio o alloggio connesse a un’interazione con un HCP.
In questa fase, la transazione viene generalmente registrata per finalità operative e non specificamente ai fini della rendicontazione della trasparenza.
Questa distinzione è importante. Un sistema finanziario o di gestione delle spese può registrare correttamente l’importo e la data del pagamento, senza tuttavia acquisire altre informazioni necessarie per predisporre una comunicazione completa in materia di trasparenza.
Fase 2: I dati provengono da fonti diverse
La sfida successiva consiste nel reperire tutte le informazioni pertinenti.
I dati aziendali possono essere distribuiti tra sistemi ERP, piattaforme per la gestione delle note spese, applicazioni CRM, fatture, fogli di calcolo, sistemi di gestione contrattuale e altre applicazioni aziendali. Un processo di rendicontazione può essere strutturato in modo da acquisire informazioni provenienti da sistemi e formati diversi, prima di consolidarle in un ambiente sicuro dedicato alla rendicontazione.
Ciò significa che la preparazione della rendicontazione non consiste semplicemente nell’estrazione dei dati.
Si tratta di un processo di raccolta e consolidamento delle informazioni.
L’azienda deve individuare le fonti che contengono le transazioni rilevanti e assicurarsi che le informazioni provenienti da tali fonti possano essere aggregate in modo coerente.
Fase 3: I dati vengono mappati in base ai requisiti di rendicontazione
Una volta raccolti, i dati devono essere tradotti nella struttura richiesta ai fini della rendicontazione della trasparenza.
È in questa fase che la mappatura dei dati assume un ruolo fondamentale.
Le informazioni relative ai destinatari, i dettagli delle transazioni e gli altri attributi pertinenti devono essere associati ai campi di rendicontazione appropriati. Un flusso di lavoro strutturato prevede una fase di mappatura in cui i dati vengono allineati ai requisiti normativi prima di passare alla fase di gestione e risoluzione degli errori.
L’obiettivo non è semplicemente adattare i dati a un modello predefinito.
È garantire che la transazione commerciale sottostante sia rappresentata correttamente nella struttura di rendicontazione.
Fase 4: Gli errori vengono individuati e risolti
Anche dopo la mappatura, i dati possono presentare delle incongruenze.
Un record potrebbe contenere informazioni mancanti relative a un HCP, dettagli incompleti sulla transazione, un importo errato o un altro problema relativo alla qualità dei dati. Il flusso di lavoro descritto prevede una fase di risoluzione degli errori, durante la quale tali problemi vengono individuati e comunicati all’azienda affinché possano essere esaminati.
Questa fase è particolarmente importante perché, sebbene la convalida automatizzata possa individuare un problema, non sempre è in grado di determinarne la corretta soluzione dal punto di vista aziendale.
Ad esempio, un valore mancante potrebbe richiedere una conferma da parte del team che ha originariamente inserito la transazione o che ne è responsabile.
Fase 5: I responsabili aziendali convalidano i dati
La correzione dei dati non dovrebbe consistere nella modifica indiscriminata dei record al solo scopo di superare i controlli di convalida.
In un flusso di lavoro di rendicontazione controllato, le correzioni proposte possono essere sottoposte all’azienda, che mantiene la responsabilità di confermare la correttezza delle informazioni.
Ciò introduce un importante meccanismo di controllo:
La tecnologia può individuare e segnalare il problema; il responsabile aziendale competente ne convalida la soluzione.
Questa distinzione contribuisce a preservare la responsabilità dei soggetti coinvolti e a creare un processo di rendicontazione più solido e verificabile.
Fase 6: I dati vengono esaminati prima della trasmissione
Una volta corretti e convalidati, i dati possono essere esaminati anche a livello aggregato.
Le dashboard consentono agli utenti di analizzare visivamente i propri dati relativi alla trasparenza prima della generazione del file di rendicontazione.
Ciò offre l’opportunità di individuare andamenti insoliti, valori inattesi o altri problemi che potrebbero non emergere dall’esame delle singole transazioni.
La revisione finale non dovrebbe quindi essere considerata un semplice passaggio formale. Può rappresentare un ulteriore livello di controllo della qualità.
Fase 7: I dati vengono convertiti in XML
Solo dopo le fasi di raccolta, mappatura, risoluzione degli errori e revisione, i dati raggiungono la fase finale del processo di rendicontazione.
Per il processo italiano, le informazioni convalidate vengono convertite nel formato XML richiesto e trasmesse attraverso il canale appropriato. Il flusso di lavoro descritto nel documento di riferimento colloca la conversione in XML e la trasmissione alla fine del processo, anziché considerarle il punto di partenza.
Ed è proprio questo, forse, l’aspetto più importante.
L’XML è il risultato del processo di rendicontazione, non il processo stesso.
Il percorso dei dati è importante quanto il risultato finale
Quando le aziende si concentrano esclusivamente sul file finale di rendicontazione, è facile trascurare la sequenza di decisioni e trasformazioni dei dati che ne ha determinato la produzione.
Un processo affidabile di Sunshine Reporting dovrebbe consentire di ricostruire a ritroso il percorso di una transazione:
Record XML → dati di rendicontazione convalidati → transazione mappata → record nel sistema di origine → attività aziendale sottostante.
È questa tracciabilità che trasforma il processo di rendicontazione in qualcosa di più di una semplice attività di trasmissione di file.
Per le aziende che si preparano alla rendicontazione prevista dalla normativa italiana sul Sunshine Act, l’obiettivo dovrebbe quindi essere quello di costruire un percorso chiaro e controllato, dalla transazione al dato affidabile e, solo successivamente, dal dato affidabile al file XML.
Hai domande sulla preparazione della tua organizzazione al Sunshine Act italiano? Scopri qui le risposte dei nostri esperti e le risorse disponibili.
Rimani aggiornato sulle scadenze e sugli sviluppi relativi al Sunshine Act italiano, e scopri i nostri prossimi webinar ed eventi.
Author
Sabrina Morgan è la Responsabile Globale della Compliance e del Customer Delivery presso Vector Health. Supervisiona la rendicontazione globale sulla trasparenza e i requisiti di disclosure internazionali, oltre a guidare la strategia per il Sunshine Act italiano. Dirige inoltre il team globale di client delivery, dedicato a garantire l’integrità dei dati, offrire soluzioni di conformità e assicurare l’allineamento normativo per le organizzazioni farmaceutiche e MedTech.
Vector Health Compliance
Il principale partner in Italia per la conformità al Sunshine Act
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Legge italiana sulla trasparenza per le aziende farmaceutiche e MedTech di dimensioni ridotte: cosa cambia quando i volumi di rendicontazione sono bassi?
-
Non lasciare che le lacune nei dati compromettano la tua prima dichiarazione di Trasparenza [Italian Sunshine Reporting]
-
Masterclass Sanità Trasparente a Milano: approfondimenti pratici e confronto tra professionisti del settore
Cerchi supporto per la compliance al Sunshine Act?
Hai domande pratiche?
Dai un’occhiata alla nostra sezione Domande Frequenti per risposte chiare su scadenze, obblighi e strategie.